ประสบการณ์ในการก้าวไปสู่ระบบราชการดิจิทัลของญี่ปุ่น โดย นางจันทรา บุญมาก

นางจันทรา บุญมาก

นักวิชาการคอมพิวเตอร์ชำนาญการพิเศษ

สำนักงาน ก.พ.ร.

ประเทศญี่ปุ่น ได้มีการนำระบบพัฒนาระบบราชการแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Administration) เข้ามาใช้ตั้งแต่ปี พ.ศ. ๒๕๓๘ จนถึงปัจจุบัน ซึ่งสามารถแบ่งออกได้เป็น ๓ ช่วงเวลา ดังนี้

ช่วงที่ ๑ (พ.ศ. ๒๕๓๘-๒๕๔๗)	ช่วงที่ ๒ (พ.ศ. ๒๕๔๘-๒๕๕๑)	ช่วงที่ ๓ (พ.ศ. ๒๕๕๒-๒๕๖๒)
·        ประชาสัมพันธ์การนำระบบสารสนเทศมาใช้ในการพัฒนาประเทศในภาพรวม	·        นำระบบงานต่าง ๆ มาช่วยเพิ่มศักยภาพในการทำงานของข้าราชการ ·        พัฒนาระบบสารสนเทศกลางที่มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่เป็นพื้นฐานสำหรับทุกส่วนราชการ ·        นำรูปแบบและเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในส่วนราชการให้มากขึ้น	·        เร่งรัดให้มีการนำเทคโนโลยีด้านดิจิทัล สมาร์ทโฟน มาประยุกต์ใช้กับงานบริการของภาครัฐ ·        มีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่ทันสมัย เช่น IoT, big data, AI, RPA เป็นต้น เข้ามาใช้ในระบบราชการให้มากขึ้น

นาย Toshikasu Sawada ซึ่งเป็น Senior Advisor Administrative Management Bureau Ministry of Internal Affairs and Communications ได้สรุปบทเรียนจากการพัฒนาระบบราชการแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Administration) ของประเทศญี่ปุ่น ไว้ดังนี้

(๑)  ต้องเก็บความต้องการให้ครบ (Correct recognition of facts)

(๒)  สร้างความตระหนักรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศให้แก่ผู้บริหารระดับสูง (Top management and awareness transformation of executives)

(๓)  สร้างการรับรู้เกี่ยวกับบทเรียนที่ได้จากการดำเนินการที่ผ่านมา (Sharing and horizontal spreading of know-how obtained from precedents)

ทั้งนี้ การเปลี่ยนผ่านจาก “e-Government” ไปสู่ “Digital Government” นั้น ประเทศญี่ปุ่นประกาศแผนปฏิบัติการรัฐบาลดิจิทัล (Digital Government Action Plan) เมื่อวันที่ ๑๖ มกราคม ๒๕๖๑ ซึ่งตามแผนดังกล่าวแต่ละกระทรวงจะไปจัดทำแผนปฏิบัติการรัฐบาลดิจิทัลของกระทรวงเอง เพื่อปฏิรูปการให้บริการของรัฐให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล โดยเริ่มต้นพัฒนาจากงานบริการที่สามารถปรับเปลี่ยนได้งาน โดยไม่ขัดกับระเบียบราชการที่เป็นอยู่ ยกตัวอย่างเช่น

·       การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างสถาบันการเงินและหน่วยงานราชการ เพื่อทำธุกรรมทางการเงิน เช่น การฝากเงิน การถอนเงิน เป็นต้น

·       ปรับปรุงกฎหมายให้อำนวยความสะดวกต่องานบริการติดตามของหาย เป็นต้น

จากการไปฝึกอบรมตามโครงการอบรมเชิงปฏิบัติการด้านการบริหารงานภาครัฐ หลักสูตร Public Administration for Better Life in Technological Disruption Era ของสำนักงาน ก.พ.ร. ระหว่างวันที่ ๒- ๘ ธันวาคม ๒๕๖๑ ณ The National Graduate Institute for Policy Studies (GRIPS) ประเทศญี่ปุ่น ผู้เขียนได้มีโอกาสไปเรียนรู้ที่กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร (Ministry of Internal Affairs and Communications) ซึ่งเป็นหน่วยงานหลักในการกำกับและให้นโยบายด้านการบริหารราชการของประเทศญี่ปุ่น มีประเด็นที่น่าสนใจ ดังนี้

๑.  การปรับปรุงระบบเอกสารราชการของรัฐบาลญี่ปุ่น (Making paperwork better in the Japanese Government)

จุดเริ่มต้นของการปรับปรุงระบบเอกสารราชการ (paperwork) ของรัฐบาลญี่ปุ่น เริ่มจากการที่นายกรัฐมนตรี Shinzo ABE เองถูกกล่าวหาว่าทุจริตในการซื้อขายที่ดินในปี พ.ศ. ๒๕๖๑ มีการอ้างเอกสารซื้อขายที่เป็นกระดาษขึ้นเป็นหลักฐาน แต่จากการสอบสวนปรากฏว่ามีการแก้ไขเอกสารการซื้อขายที่ดินดังกล่าวเพื่อให้ปรากฏชื่อ Shinzo ABE เมื่อนายกรัฐมนตรีถูกเล่นงานเสียเองเช่นนี้ ท่านจึงมีนโยบายให้ส่วนราชการเร่งรัดดำเนินการปรับเปลี่ยนเอกสารราชการให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเร่งด่วนเพื่อป้องกันมิให้เกิดเหตุการณ์ทำนองนี้อีกกับประชาชนทั่วไปเพราะการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นยากต่อการแก้ไข

สำหรับแนวทางในการดำเนินการปรับเปลี่ยนเอกสารราชการให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีดังนี้

* สอบถามแต่ละส่วนราชการว่า (Ask every Government Agency)

-       องค์กรของท่านมีงานใดบ้างที่ไม่สามารถปรับให้สามารถทำการอนุมัติ/อนุญาตทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Approval) ได้

-       ในแต่ละงาน มีขั้นตอนอนุมัติ/อนุญาต (Approval) เป็นจำนวนกี่ขั้นตอน

-       อะไรคือความท้าทาย / ปัญหา / อุปสรรค ของการอนุมัติ/อนุญาตทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Approval) ในแต่ละงาน

* ความท้าทาย (Typical Challenges)

-   แบบฟอร์ม (Application) อยู่ในรูปแบบกระดาษซึ่งการอนุมัติ/อนุญาต จะทำบนแบบฟอร์มดังกล่าว

-   ระบบงาน (Work System) ไม่ได้เชื่อมต่อกับระบบอนุมัติ/อนุญาตแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Approval System)

-   เจ้าหน้าที่ที่ทำงาน ณ สถานที่ปฏิบัติงาน (On-site worker) ทำงานด้วยอุปกรณ์สื่อสารที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่ไม่เสถียร

นอกจากนั้น ยังมีสิ่งที่ต้องคำนึงถึงเพิ่มเติม ประกอบด้วย

๑)   จะต้องนำกระบวนการ “อนุมัติ/อนุญาต (approval)” เข้ามาร่วมพิจารณาด้วยเสมอ

๒)   ในการดำเนินการเรื่องนี้ ฝ่ายบริหารของหน่วยงานจะต้องให้ความเห็นชอบด้วย

๓)   ไม่วิตกกังวลเกี่ยวกับขั้นตอนการอนุมัติ/อนุญาต (approval) จนเกินไป

๔)   ในการดำเนินการเรื่องนี้ จะต้องมีการเตรียมแผนสำรองเอาไว้เสนอ เนื่องจากบางครั้งการดำเนินการอย่างหนึ่งได้สำเร็จ อาจจะไปกระทบกับการดำเนินการด้านอื่น ๆ อีกก็เป็นได้

๒.  การปรับปรุงกระบวนงาน และระบบงาน (Revising workflow and systems)

สำนักบริหารจัดการ (Administrative Management Bureau (AMB)) กระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร สนับสนุนการดำเนินงานของรัฐบาลในหลายด้าน ซึ่งรวมถึงการประเมินกระบวนงาน (business process) การประเมินผลการจัดสรรงบประมาณสำหรับระบบสารสนเทศ และการจัดหาระบบของรัฐบาลแบบบูรณาการ อาทิ ระบบเครือข่าย (Network) ศูนย์กลางการให้บริการของรัฐบาล (Portal) เป็นต้น เพื่อยกระดับการบริหารงานภาครัฐให้มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงส่งเสริมให้ส่วนราชการมีการทำงานแบบดิจิทัล เพราะเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ทุกประเทศทั่วโลกให้ความสำคัญไม่ใช่เฉพาะแต่ในประเทศญี่ปุ่น สำนักงานบริหารจัดการจึงต้องให้การสนับสนุนการปรับปรุงวิธีการทำงานและกระบวนการให้บริการสาธารณะของแต่ละกระทรวงให้ดียิ่งขึ้น  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มความสะดวกสบายให้กับประชาชนและปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน โดยสำนักบริหารจัดการได้จัดทำเว็บไซต์ “e-Gov” เพื่อให้เป็นเว็บไซต์กลาง (Portal site) ที่กระทรวงและหน่วยงานต่าง ๆ ของรัฐบาลให้ข้อมูลการบริการออนไลน์ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา อันเป็นการส่งเสริมความโปร่งใสในการบริหารราชการแผนดิน (Open Government) นั่นเอง 

                    ตัวอย่าง การพัฒนารูปแบบการทำงานของราชการให้เป็นดิจิทัล

จากการสำรวจความเห็นของข้าราชการพบว่า ขั้นตอนการร่างกฎหมายเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานาน และแต่ละขั้นตอนไม่มีการกำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จ การเปลี่ยนร่างกฎหมายแบบอนาลอก (Analog) ไปเป็นแบบดิจิทัล (Digital) นั้น สำนักบริหารจัดการได้นำเสนอโครงการพัฒนาการร่างกฎหมายแบบดิจิทัล โดยการพัฒนาระบบ e-Legislative Activity and Work Support System หรือ e-LAWS ขึ้นมา ในเดือนตุลาคม พ.ศ. ๒๕๔๐ โครงการนี้สามารถเกิดขึ้นได้ก็เนื่องจากมีการปรับปรุงกฎหมายให้สามารถ      นำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในระบบราชการได้ โดยวัตถุประสงค์หลักของการดำเนินโครงการนี้ก็เพื่อปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานของรัฐบาลญี่ปุ่นให้ดียิ่งขึ้น อาทิ ประหยัดงบประมาณด้านเงินเดือนข้าราชการ กำหนดระยะเวลาแล้วเสร็จในแต่ละขั้นตอน และจัดให้มีวิธีการทำงานแบบพิเศษเพื่อรองรับการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น เช่น การทำงานทางไกล (teleworking) เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถทำงานด้านการร่างกฎหมายแบบดิจิทัลได้ ซึ่งสามารถลดอัตราการโอนย้ายของข้าราชการสตรีลงได้อีกด้วย

                    การเปิดข้อมูลภาครัฐในรูปแบบ XML ด้วย API

ระบบ e-LAWS (ระบบสารสนเทศด้านกฎหมาย) เปิดตัวบน e-Gov portal เพื่อเผยแพร่ข้อมูลในรูปแบบ XML ซึ่งภาคเอกชนสามารถนำไปใช้ร่วมกับ API เพื่อยกระดับการให้บริการของภาคเอกชน (Private service) โดยการใช้ข้อมูลกฎหมาย พระราชบัญญัติ กฎ ระเบียบของภาครัฐที่ผ่านกลั่นกรองเรียบร้อยแล้ว

๓.  การปฏิรูปสำนักงาน (Office Reform)

การปฏิรูปสำนักงาน (Office Reform) คือ รูปแบบการทำงานใหม่ล่าสุดที่สามารถตอบสนองต่อการทำงานเป็นทีม ไม่มีตำแหน่งที่นั่งประจำ การทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) ซึ่งหลังจากดำเนิน  การปฏิรูปสำนักงานแล้ว องค์กรประสบความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวม ลดการทำงานล่วงเวลาได้   ร้อยละ ๒๐ และร้อยละ ๙๐ ของพนักงานมีความพึงพอใจต่อรูปแบบการทำงานใหม่นี้ ที่มาของการปฏิรูปสำนักงาน เริ่มมาจากการเปลี่ยนแปลงในค่านิยมทางสังคม ที่ต้องการปรับเปลี่ยนจากชีวิตที่เน้นงานเป็นหลัก (work-centered life) มาเป็นการสร้างสมดุลของการทำงานและชีวิตส่วนตัว (work-life balance)          

ก่อนทำ (Before)		หลังทำ (After)
- มีระยะห่างระหว่างผู้บังคับบัญชาผู้ใต้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน		- มีการทำงานเป็นทีม (Team-based) ไม่มีตำแหน่งที่นั่งประจำ (free address office)
- พื้นที่สำนักงานที่ยุ่งเหยิง - แต่ละโต๊ะมีกองเอกสารวางอยู่สูงท่วมหัว จนมองไม่เห็นเจ้าหน้าที่		- ทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) เพื่อลดเอกสารบนโต๊ะ
- ใช้เครือข่าย LAN (Ethernet)		- ใช้เครือข่ายไร้สาย (Wireless LAN)

                           ภาพสำนักงานหลังจากการปฏิรูปสำนักงาน (Office Reform) แสดงให้เห็นว่าการปฏิรูปสำนักงาน (Office Reform) ทำให้องค์กรสามารถกระตุ้นการสื่อสารระหว่างพนักงาน ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกในกระบวนการทำงาน และจากการสำรวจกลุ่มพนักงานมากกว่าร้อยละ ๖๐ ตอบว่า ตอนนี้พวกเขาเลือกที่จะทำขอบเขตงานแบบคร่าว ๆ ก่อนเริ่มลงมือทำโครงการจริง (decide on the brief principals for the project before starting operation) เพื่อ“ลดการทำงานซ้ำ (reduce reworking)” การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ทำให้การทำงานล่วงเวลาลดลงร้อยละ ๒๐ และร้อยละ ๙๐ ของพนักงานรู้สึกสบายใจขึ้น (comfortable)

จากการศึกษาการพัฒนาระบบราชการของประเทศญี่ปุ่น พบว่าปัจจัยสำคัญที่จะนำพาระบบราชการข้ามผ่านไปสู่รัฐบาลดิจิทัลได้นั้น ฝ่ายบริหารจะต้องตระหนักและเข้าใจถึงความจำเป็นต่าง ๆ ที่จะต้องมีการปรับเปลี่ยนให้สอดรับการการทำงานแบบดิจิทัล และสร้างความรู้ความเข้าใจให้แก่ข้าราชการในหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อให้สามารถปรับตัวให้สามารถทำงานแบบดิจิทัลได้

***********************************************************************