"Butterfly effect ของคณะกรรมการ" ปกรณ์ นิลประพันธ์

งานประชุมเป็นงานที่มีต้นทุนสูงมาก และวัดประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้ยาก

ที่ว่ามีต้นทุนสูงเพราะคณะกรรมการต้องมาประชุมร่วมกัน ณ สถานที่แห่งหนึ่งตามที่กำหนดไว้ และต้องมาครบองค์ประชุมจึงจะประชุมได้ ต้นทุนที่เห็นได้ชัดคือ ผู้ไปประชุมต้องเสียค่าเดินทางไปประชุม ณ สถานที่ประชุม การเดินทางสะดวกก็แล้วไป แต่บ้านเมืองเรานี่รถราติดมาก ค่าเชื้อเพลิงค่าทางด่วนอีกไม่รู้เท่าไร 

การประชุมก่อให้เกิดมลพิษทางอากาศด้วยนะครับ คณะกรรมการไหนมีกรรมการเยอะ ๆ นี่ยิ่งเพิ่ม carbon emission เลย เพราะปกติกรรมการจะนั่งรถไปคนละคัน บางท่านมีผู้ติดตามเยอะก็หลายคัน เพิ่ม carbon emission  ยิ่งต้องมีผู้แทนมาร่วมประชุมด้วยนี่ยิ่งหนัก ต้องมีรถผู้แทนอีก สร้างความปวดหัวให้แก่ผู้จัดการประชุมที่จะต้องจัดหาที่จอดรถราและที่พักรอให้เพียงพอด้วย

พื้นที่ที่ควรจะเป็นพื้นที่สีเขียว มีไม้ยืนต้นปกคลุม ต้องปรับปรุงเป็นลานจอดรถคอนกรีตไปหมด โลกยิ่งร้อนหนักเข้าไปอีก ฝนตกลงมาน้ำก็ไหลลงดินไม่ได้เพราะมีคอนกรีตกั้นไว้ ต้องไหลลงท่อ ไหลไม่ทันก็เจิ่งนองรอการระบายไปลงท่อระบายน้ำ น้ำลงใต้ดินไม่ได้นานเข้า แผ่นดินก็ทรุดลงไปเรื่อย ๆ สวนทางกับน้ำทะเลที่สูงขึ้นเพราะโลกร้อน

ผู้เขียนเห็นว่าถ้าลดการเดินทางไปประชุมได้ เช่น ประชุมผ่านระบบดิจิทัล ก็น่าจะลด carbon emissions ได้มากทีเดียว แถมยังได้พื้นที่สีเขียวเพิ่มด้วย 

เอกสารประชุมเป็นอีกเรื่องที่สิ้นเปลือง เพราะใช้แฟ้มใช้กระดาษ และโดยมากใช้ครั้งเดียวทิ้ง ยิ่งเป็นเรื่องลับนี่ใช้ครั้งเดียวจริง ๆ ต้องเอาไปทำลายเลย และปกติเอกสารการประชุมที่ว่านี่จะหนามาก ๆ ต้องใช้ต้นไม้กี่ต้นมาทำกระดาษเพื่อใช้ในการประชุมก็ไม่รู้ ยังไม่มีใครคำนวณ แต่จากการกะด้วยตาของผู้เขียนที่คร่ำหวอดอยู่กับการประชุม ประชุมทั้งวันเกือบทุกวัน พบว่ามันต้องหลายต้นแน่ ๆ ดังนั้น การประชุมที่ใช้เอกสารเยอะ ๆ จึงไม่สอดคล้องกับหลักการพัฒนาอย่างยั่งยืน 

เดี๋ยวนี้หลายหน่วยงานเขาตระหนักถึงปัญหานี้ และพัฒนาระบบ e-meeting มาใช้แล้ว นับว่าเป็นประโยชน์มาก ลดต้นทุนด้วย ลดโลกร้อนด้วย วิน ๆ กันไป แต่ส่วนใหญ่ก็ยังไม่ได้ใช้ระบบนี้ หรือยังอยู่ระหว่างทดลองใช้เพราะกรรมการหลายท่านยังไม่คุ้นเคยกับระบบใหม่ อันนี้ก็ต้องค่อย ๆ เรียนรู้กันไป

นอกจากค่ากระดาษค่าแฟ้มการทำเอกสารการประชุมแล้ว การประชุมต้องใช้ทรัพยากรอื่น ๆ อีกมากมายนะครับ เพราะเป็นงานที่ต้องใช้คนทำ จึงต้องจ่ายค่าจ้างค่าออนและสวัสดิการ ต้องใช้คอมพิวเตอร์ ต้องเปิดไฟเปิดแอร์ ต้องมีค่าหมึกพิมพ์ ต้องค่าใช้จ่ายในการทำสำเนาเอกสารจำนวนอย่างน้อยก็เท่ากับจำนวนกรรมการ ฯลฯ 

ตอนก่อร่างสร้างตึกสร้างอาคารก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการสร้างห้องประชุม ต้องมีอุปกรณ์ห้องประชุม แก้วน้ำชากาแฟ และอื่น ๆ อีกมากมาย 

บางที่มีคณะกรรมการ คณะอนุกรรมการ คณะทำงาน มากมายกระทั่งห้องประชุมที่มีอยู่ตอนสร้างอาคารมีไม่พอ มีการแย่งห้องประชุม ทะเลาะเบาะแว้งกันก็มี เพราะต่างคนต่างก็อยากประชุม จนบางที่ต้องเจียดที่เจียดเงินสร้างห้องประชุมเพิ่ม ติดแอร์เพิ่ม ผลคือค่าไฟฟ้าสูงขึ้นเป็นเงาตามตัว ซึ่ง Butterfly effect คือโลกร้อน 

ก่อนประชุมก็ต้องส่งหนังสือเชิญประชุมวาระและเอกสารประกอบการประชุมล่วงหน้า เรื่องนี้ก็ต้องใช้คนไปส่งนะครับ เห็นไหม มีเรื่องค่าตอบแทนและค่าเชื้อเพลิงเข้ามาเกี่ยวด้วยอีกแล้วเพิ่ม carbon emissions เข้าไปในระบบโดยไม่รู้ตัว 

วันประชุมก็ต้องมีค่าเบี้ยประชุม ค่าน้ำชากาแฟ ค่าน้ำ ค่าไฟ  ยิ่งคณะกรรมการใหญ่ ๆ มีกรรมการเยอะ ๆ นี่ยิ่งเปลืองมาก คนจัดประชุมจะรู้ดีว่ามีค่าอะไรบ้าง บางที่มีค่าของว่างด้วย นั่งประชุมไปกินไป อ้วนเข้าไปอีก นับเป็นผลเสียต่อสุขภาพของผู้เข้าร่วมประชุมในทางอ้อม ลำบากต้องหาทางรีดแคลลอรี่หลังเลิกงานเป็นของแถม

การเชิญผู้แทนมาร่วมประชุมชี้แจงนี่ก็เป็นเรื่องนะครับ น้อยหน่วยนักที่จะมีผู้แทนมาประชุมคนเดียว โดยมากขนกันมาเป็นรถตู้ ไม่รู้มาทำไมกันเยอะแยะ เสียเวลาทำงานเปล่า ๆ ปลี้ ๆ เพราะคนชี้แจงจริง ๆ ก็มีคนสองคนเท่านั้น ที่เหลือเห็นก้มหน้าก้มตาเล่นโซเชียลมีเดียกันในห้องประชุมซึ่งไม่สมควรเลย 

หลังจากประชุมเสร็จฝ่ายเลขานุการก็จะต้องทำรายงานการประชุมส่งให้กรรมการรับรอง กว่าจะสำเร็จเสร็จสิ้นเป็นรายงานการประชุมได้นี่ก็สิ้นเปลืองทรัพยากรหลายอยู่ เพราะไม่ใช่เขียนครั้งเดียวจะสมบูรณ์ ต้องให้ผู้บังคับบัญชาระดับสูงตรวจแก้กันอีกหลายรอบ

เรื่องประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมก็วัดได้ยาก ถ้าได้ฝ่ายเลขานุการเก่ง ๆ หรือที่มักจะเรียกว่า “แข็ง” พวกนี้เขาเตรียมมาดี คณะกรรมการพิจารณาแล้วก็จะมีมติเห็นด้วยกับเขาเกือบจะร้อยละร้อย และมติที่ออกไปก็สามารถเป็นแนวปฏิบัติหรือวินิจฉัยได้ถูกต้อง แต่ถ้าฝ่ายเลขานุการ “อ่อน” บางทีกว่าจะมีมติอะไรได้ก็ต้องประชุมกันหลายครั้ง ปากเปียกปากแฉะประชุมกันอยู่นั่นกว่าฝ่ายเลขานุการจะเข้าใจ ต้นทุนเพิ่มไปอีก

ที่สำคัญ ก่อนที่จะนำเรื่องเข้าเสนอคณะกรรมการนี่ ฝ่ายเลขานุการเขาต้องใช้เวลาศึกษาและทำเรื่องเสนอคณะกรรมการนะครับ ขั้นตอนนี้ใช้เวลาต่างกันมาก คนที่ตระหนักว่าเรื่องที่ต้องเอาเข้าคณะกรรมการเพื่อพิจารณานั้นเป็นเรื่องสำคัญ เขาก็จะรีบทำเร่งด่วนเพราะทุกอย่างล้วนรอ “มติ” ของคณะกรรมการอยู่ แต่คนไหนไม่ตระหนักถึงเรื่องนี้ เขาก็ทำไปแบบงานปกติประจำ กว่าจะเข้าคณะกรรมการพิจารณาได้ก็เป็นเดือน ๆ ปัญหาที่หารือมาตอนต้นอาจเป็นเรื่องเล็ก ๆ ก็จะบานปลายไปเรื่อย ๆ จนเป็นที่มาว่าคณะกรรมการนั้นนี่โน้นทำงานช้า 

อีกประการหนึ่งที่ทำให้ฝ่ายเลขานุการเขาทำเรื่องช้า ก็เป็นเพราะไม่มั่นอกมั่นใจในวิชาความรู้หรือความคิดเห็นของตนเอง ตัดสินใจไม่ถูกว่าจะเสนอให้มีมติ ก. หรือ ข. หรือ ค. ดี และที่ทำให้ช้าหนักขึ้นไปอีกก็เป็นเรื่องสายงานและขั้นตอนการเสนองานเพื่อกลั่นกรองก่อนที่จะนำเข้าคณะกรรมการเพื่อพิจารณา ถ้ายาวยืด ก็อาจช้าได้ แต่อันนี้ก็ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของกระบวนการด้วย เจอคนกลั่นกรองประเภทตอไม้ที่ตายแล้วหรือ Dead wood ท่านก็จะเซ็นผ่าน ๆ ไป อันนี้ถึงจะเร็วก็ไม่มีประสิทธิภาพ บางท่านละเอียดแต่ช้ามาก อันนี้ก็สร้างปัญหาอีกแบบ 

หลังจากคณะกรรมการมีมติ ฝ่ายเลขานุการก็ต้องทำเรื่องให้แล้วเสร็จตามกระบวนการ รวมทั้งแจ้งคนหารือมาเพื่อทราบมติคณะกรรมการด้วย ถ้าเจอคนขยันทำก็แล้วไป ถ้าเจอคนเรื่อยเปื่อยเฉื่อยแฉะเป็นคนรับผิดชอบละก็ กว่ามติจะออกไปได้ก็ช้าไปอีก กลายเป็นคณะกรรมการทำงานช้าไปเสียฉิบ

บ้านเราใช้ระบบคณะกรรมการมากมายในทุกระดับ จนชินกับระบบนี้ไปแล้ว จึงไม่มีใครตระหนักถึงต้นทุนและประสิทธิภาพประสิทธิผลของระบบคณะกรรมการเท่าไรนัก

มาตรา 77 ของรัฐธรรมนูญ 2560 เขาจึงบอกว่าควรใช้ระบบคณะกรรมการเพียงเท่าที่จำเป็นไง 

ไม่ต้องมีคณะกรรมการ คณะอนุกรรมการ คณะทำงานมันทุกเรื่องหรอกครับ เอาเท่าที่จำเป็นจริง ๆ ดีกว่า 

จะได้เอางบประมาณไปทำอย่างอื่น

แถมลดโลกร้อนได้ด้วยนะเออ.